Da segreteria che annega in telefonate
a studio che recupera 35 pazienti al mese
Uno studio dentistico privato italiano con tre poltrone, due dentisti e una segretaria part-time. In tre settimane di sprint abbiamo costruito un sistema AI che gestisce le richieste in entrata, fa follow-up sui preventivi, riattiva i pazienti dormienti. Tutto rispettando il codice deontologico FNOMCeO.
Tre poltrone piene, ma 200 pazienti dormienti dimenticati nel gestionale.
Studio dentistico privato della provincia, tre poltrone, due dentisti soci, una segretaria part-time che copriva le mattine. La sera, lo studio era scoperto. Le chiamate andavano in segreteria, le mail accumulavano, i WhatsApp aspettavano. Una persona che voleva prenotare la sera spesso il giorno dopo aveva già chiamato un altro studio.
Il problema vero non erano i pazienti nuovi: avevano una lista d'attesa decente per ortodonzia e implantologia. Il problema erano i pazienti dormienti. Centinaia di persone che avevano fatto una visita, ricevuto un preventivo, e poi sparite. Nessuno aveva tempo di richiamarli uno a uno. Il gestionale era pieno di nomi che nessuno chiamava mai.
I dentisti avevano provato a fare un giro di telefonate il sabato mattina per recuperare qualche paziente, ma era un lavoro frustrante: troppe persone da chiamare, poco tempo, e quando finalmente parlavi con qualcuno spesso era nel momento sbagliato della sua giornata.
Quattro pezzi, tutti GDPR-by-design.
Prima di scrivere una sola riga di codice abbiamo fatto l'audit GDPR e deontologico. Il sistema non avrebbe mai dato consigli sanitari, mai parlato di diagnosi, mai esposto dati personali. Solo amministrativo.
Segreteria AI 24/7
Attiva su WhatsApp e mail. Qualifica nuovi pazienti (tipo prestazione, urgenza, copertura assicurativa), propone slot dal calendario reale del gestionale, prenota. Mai diagnosi, mai consigli sanitari specifici.
Follow-up preventivi automatico
Dopo 7 giorni di silenzio dal preventivo, parte un messaggio gentile che chiede se ci sono dubbi. Dopo 21 giorni una seconda nota con domanda aperta. La maggior parte dei preventivi recuperati prima si perdeva per silenzio.
Reattivazione pazienti dormienti
Ogni mese il sistema identifica i pazienti che non tornano da più di sei mesi. Manda un richiamo personalizzato, basato sulla loro ultima visita. Propone un controllo, ricorda il tempo passato.
Filtro deontologico FNOMCeO
Hardcoded nel sistema: mai diagnosi AI, mai prescrizioni, mai consigli sanitari specifici. Solo informazioni amministrative, orari, costi orientativi. Quando un paziente chiede qualcosa di medico, il sistema lo passa al dentista.
La segretaria fa il lavoro umano. Il sistema fa il resto.
La segretaria adesso fa quello che le riesce meglio: accogliere i pazienti in sala d'attesa, gestire le emergenze vere, supportare i dentisti durante le visite, prendersi cura delle relazioni con chi viene di persona. Le telefonate ripetitive di sera, i WhatsApp informativi, i follow-up sui preventivi e la riattivazione dei dormienti li gestisce il sistema.
I dentisti hanno ricominciato a vedere pazienti che erano spariti da mesi tornare in studio. Trentacinque al mese in media. Persone che si erano semplicemente dimenticate, o che avevano rimandato troppe volte, o che avevano avuto un'obiezione che nessuno aveva mai chiarito loro.
Non avevo mai immaginato di poter recuperare così tanti pazienti dormienti senza dover assumere una persona dedicata. Il sistema fa quello che noi avremmo dovuto fare anni fa, e lo fa rispettando il nostro codice deontologico.
Parliamone in call discovery.
30 minuti, niente pitch. Ti racconto cosa abbiamo fatto per loro, tu mi dici cosa ti serve nel tuo studio. Se ha senso lavorare insieme, ne usciamo con una proposta concreta GDPR-compliant.
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